Das Anlegen von Terminen und Kontakten, die Verwaltung von Aufgaben und deren Lösungen sind fester Bestandteil des Büroalltags.
Ebenso zählt das Versenden von E-Mails nach den Anforderungen der DIN 5008:2020 (Form) auf der Grundlage einer erfolgreichen textbasierten Kommunikation (Inhalt) dazu.
Ziel dieses VHS-Webinars ist es, den Teilnehmer*innen einen fundierten Einblick in die Einrichtung und die grundlegenden Arbeitsmöglichkeiten mit Outlook zu vermitteln.

Eine effiziente Zusammenarbeit von Teams ist an gemeinsame Werte ihrer Mitglieder gebunden. Sie bedingt eine entsprechende Unternehmenskultur und
ggf. einen Paradigmenwechsel. Der Unternehmenskommunikation kommt insoweit eine entscheidende Bedeutung zu. Inhalte dieses VHS-Webinars:
- Werte, Prinzipien und Leitsätze, - Zusammensetzung von Teams sowie - Verantwortlichkeiten bzw. Rollen und - Proaktive Kommunikation in der Arbeitswelt.
Ziel dieses VHS-Webinars ist die systematische Einführung in die Materie.

Zielgruppe dieses webbasierten Seminars sind ambitionierte Anwender*innen, die fundierte Grundkenntnisse zur Teamarbeit bzw. zu Fragestellungen
einer internen Unternehmenskommunikation erlangen möchten. Ein spezifisches Vorwissen ist für die Teilnahme nicht erforderlich (Level 1).

Zum Ablauf des VHS-Webinars: Die Online-Veranstaltung ist auf ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen sowie dem Referenten ausgerichtet.
Dazu stehen durchgängig ein textbasierter Chat sowie im Falle kleinerer Gruppen auch die Mikrofon-Funktion der eingesetzten Videokonferenz-Software ZOOM zur Verfügung.

Für die Teilnehmerinnen besteht ferner die Möglichkeit einer parallelen Mitarbeit. Dazu empfiehlt sich der Einsatz von zwei Monitoren bzw. entsprechender Endgeräte.
Nach Absprache können innerhalb einzelner Wiederholungs- sowie Übungssequenzen durch die Teilnehmerinnen individuelle Problemstellungen eingebracht werden.

Mit dem Beginn der Krise haben sich die Telearbeit (Remote Working) und - als ihre besondere Ausprägung -
das Homeoffice etabliert. Zahllose Unternehmen setzen seitdem gezielt Techniken und Instrumente zur digitalen Kollaboration ein -
so etwa auch zum hybriden oder agilen Projektmanagement. Zu den bekanntesten, in Deutschland entwickelten webbasierten Apps zählen
die Softwarealternativen awork, eine Produktlinie der HQLabs GmbH, Hamburg, sowie die Zenkit Suite der Axonic Informationssysteme GmbH, Karlsruhe.
Diese sind nicht nur intuitiv-plausibel bedienbar, sondern insbesondere auch konform mit der DSGVO.

Dass Wissen die einzige Ressource ist, die sich durch ihren Gebrauch vermehrt, mag längst zum Allgemeinplatz geworden sein.
Tatsächlich erfordert ein kollaboratives Wissensmanagement jedoch den Einsatz geeigneter sozialer Strategien sowie etablierter technischer Mittel in Unternehmen.
Einerseits muss nämlich die Haltung sämtlicher Beteiligter auf einem gemeinsamen Werte-Kanon beruhen,
insbesondere auf ihrem Willen zur umfassenden Transparenz in der Kommunikation von Arbeitsgruppen (Wissenstransfer). Andererseits muss eine konsistente digitale Infrastruktur gewährleistet sein.

Ein durchdachtes und dabei erfolgreiches Zeit- und Aufgabenmanagement bildet die Grundlage einer jeden Assistenz.
Das Verständnis sowohl für die Theorie als auch für eine entsprechende praktische Umsetzung sind dabei gleichermaßen wesentlich.

Zeit- und Aufgabenmanagement in Theorie und Praxis
Tagespläne und Prioritäten
Zeitmanagement-Tools
Aufgabenmanagement-Tools
Outlook als technische Plattform innerhalb von Microsoft 365

Das eigentliche Potenzial entfaltet Outlook erst im gezielten Verbund der einzelnen Module bzw. Arbeitsbereiche:
Nachrichten, Kalender, Kontakte, Aufgaben usw. So können etwa der Empfang und das Versenden von E-Mails zuverlässig „geregelt“ oder Aufgaben bestimmten Terminen zugewiesen werden.
Zudem ermöglicht es der Exchange Server, Einstellungen zur Optimierung der Teamarbeit (Kollaboration) vorzunehmen.
Ziel dieses VHS-Webinars ist es, routinierten Teilnehmer*innen zahlreiche praxisnahe Anwendungsbeispiele, die ihren Arbeitsfluss zukünftig deutlich befördern können, vorzustellen.

Schon längst besitzt Microsoft OneNote einen Kultcharakter im Büromanagement. Sowohl im Sekretariat als auch in der Assistenz stellt es eine ideale Basis für das Sammeln und Ordnen von Informationen dar. Allerdings wird OneNote nicht selten in seinem Leistungspotenzial, gerade auch als einfach zu bedienendes Kollaborationswerkzeug, unterschätzt. Dieses webbasierte Seminar bietet den Teilnehmer*innen einen systematischen Überblick zum gekonnten Einsatz von OneNote.

Verbindliche Themen:

Die Benutzeroberfläche und Programmfunktionen im Detail
Das Menüband (Ribbon) von MS OneNote – kontextsensitives Arbeiten
Aufgabenmanagement gemeinsam mit Outlook
Zusammenarbeit in dezentralen Teams
Versteckte Funktionen für mehr Produktivität
vhsShortCuts – digitales Lernen für mehr Effizienz im Büroalltag!

Die webbasierten und dabei modular konzipierten Seminare der Reihe „vhsShortCuts“ fokussieren in jeweils 90 Minuten Themen mit hoher Praxisrelevanz. Ausgerichtet sind die Veranstaltungen zudem auf ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmerinnen und dem Referenten. Dazu besteht während des VHS-Webinars durchgängig die Möglichkeit, sich als Teinehmerin entweder über einen textbasierten Chat oder per Mikrofon mit ihren inhaltlichen Anregungen und Nachfragen entsprechend einzubringen

Adressiert werden ambitionierte Anwender*innen, die sich „Step by Step“ zu modernen Formen des Büromanagements – nicht zuletzt während ihrer regulären Arbeitszeit – weiterbilden möchten. Eine parallele Mitarbeit ist möglich, erfordert im Idealfall allerdings den Einsatz zweier Monitore. Spezifische Vorkenntnisse sind für eine Teilnahme nicht erforderlich.

Microsoft Outlook präsentiert sich als „die“ Kommunikationszentrale im modernen Büromanagement. Zudem ist es ein unverzichtbares Werkzeug zur Organisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten. Entscheidend für einen effizienten Einsatz von MS Outlook sind insoweit individuellen Anpassungen von Arbeitsabläufen sowie deren mögliche Automatisierung. Eine wesentliche Voraussetzung für einen optimalen Arbeitsfluss sind zudem konsistente Filter zur Suche nach Inhalten sowie die interne Outlook-Ordnerstruktur.

Verbindliche Themen:

Der Backstage-Dialog – individuelle Voreinstellungen
Arbeitsergonomie – die Outlook-Module im Überblick
Im Fokus – Notizen, Ordner und Verknüpfungen
Digitale Kollaboration – Besprechungen
Verwaltung von E-Mails (Suche und Aktionen)
vhsShortCuts – digitales Lernen für mehr Effizienz im Büroalltag!

Die webbasierten und dabei modular konzipierten Seminare der Reihe „vhsShortCuts“ fokussieren in jeweils 90 Minuten Themen mit hoher Praxisrelevanz. Ausgerichtet sind die Veranstaltungen zudem auf ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmerinnen und dem Referenten. Dazu besteht während des VHS-Webinars durchgängig die Möglichkeit, sich als Teinehmerin entweder über einen textbasierten Chat oder per Mikrofon mit ihren inhaltlichen Anregungen und Nachfragen entsprechend einzubringen.

Adressiert werden ambitionierte Anwender*innen, die sich „Step by Step“ zu modernen Formen des Büromanagements – nicht zuletzt während ihrer regulären Arbeitszeit – weiterbilden möchten. Eine parallele Mitarbeit ist möglich, erfordert im Idealfall allerdings den Einsatz zweier Monitore. Spezifische Vorkenntnisse sind für eine Teilnahme nicht erforderlich

Die Verwaltung von Terminen und Aufgaben machen den Wesenskern im Büromanagement aus. Dabei stellen sich bereits die entsprechenden Voraussetzungen in der Bedienung von Microsoft Outlook als nicht trivial dar.
Zudem besteht der Anspruch eines effizienten Zeit- und Aufgabenmanagements unter Outlook darin, Termine und Aufgaben transparent zu gestalten und ggf. über einen gemeinsamen Kalender und Besprechungen innerhalb
von Teams bzw. Arbeitsgruppen zu kommunizieren. Insoweit kommt den sogenannten Aktionsregeln eine herausragende Bedeutung zu.

Verbindliche Themen:

Basiswissen zum Zeit- und Aufgabenmanagement
Kalender-Modul – bspw. Überwachung von Projektabläufen
Aufgaben-Modul – Weitergabe und Umsetzung
Aktionsregeln im Detail und Kollaboration in Teams
Praxisnahe Anwendungsbeispiele
vhsShortCuts – digitales Lernen für mehr Effizienz im Büroalltag!

Die webbasierten und dabei modular konzipierten Seminare der Reihe „vhsShortCuts“ fokussieren in jeweils 90 Minuten Themen mit hoher Praxisrelevanz.
Ausgerichtet sind die Veranstaltungen zudem auf ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmerinnen und dem Referenten.
Dazu besteht während des VHS-Webinars durchgängig die Möglichkeit, sich als Teinehmerin entweder über einen textbasierten Chat oder per Mikrofon mit ihren inhaltlichen Anregungen und Nachfragen entsprechend einzubringen.

Adressiert werden ambitionierte Anwender*innen, die sich „Step by Step“ zu modernen Formen des Büromanagements – nicht zuletzt während ihrer regulären Arbeitszeit – weiterbilden möchten.
Eine parallele Mitarbeit ist möglich, erfordert im Idealfall allerdings den Einsatz zweier Monitore. Spezifische Vorkenntnisse sind für eine Teilnahme nicht erforderlich

Die Geschäftskorrespondenz unter Microsoft Outlook lässt sich durch den Einsatz von Schnellbausteinen und Objekten,
aber auch durch das direkte Einbinden von Word-Funktionen – Sendungen und variable Datenfelder – deutlich optimieren.
Gesondert werden sämtliche „Elemente“, eine eigene Kategorie einschlägiger Kommandos unter Outlook, zum Erstellen von Vorlagen besprochen.
Darüber hinaus liegen dem Anlegen und Verwalten von Kontakten unter MS Outlook – gerade im unternehmerischen Umfeld –
entscheidende Fragestellungen zur Gestaltung von Kundenbeziehungsprozessen zugrunde. Ein gängiges Beispiel dafür sind „Verteiler“.

Verbindliche Themen :

E-Mails in Serie und Rechtskonformität (DIN 5008:2020)
Vorlagen, Schnellbausteine und Objekte
Kundenbeziehungsprozesse unter Outlook
Administrierung und Archivierung von Kontakten
Kontaktgruppen und Ordnerstruktur
vhsShortCuts – digitales Lernen für mehr Effizienz im Büroalltag!

Die webbasierten und dabei modular konzipierten Seminare der Reihe „vhsShortCuts“ fokussieren in jeweils 90 Minuten Themen mit hoher Praxisrelevanz.
Ausgerichtet sind die Veranstaltungen zudem auf ein hohes Maß an Interaktion zwischen den Teilnehmerinnen und dem Referenten.
Dazu besteht während des VHS-Webinars durchgängig die Möglichkeit, sich als Teinehmerin entweder über einen textbasierten Chat oder per Mikrofon mit ihren inhaltlichen
Anregungen und Nachfragen entsprechend einzubringen.

Adressiert werden ambitionierte Anwender*innen, die sich „Step by Step“ zu modernen Formen des Büromanagements – nicht zuletzt während ihrer regulären Arbeitszeit –
weiterbilden möchten. Eine parallele Mitarbeit ist möglich, erfordert im Idealfall allerdings den Einsatz zweier Monitore. Spezifische Vorkenntnisse sind für eine Teilnahme nicht erforderlich.